אם תשאלו 5 אנשים שעברו משרד מהו הדבר הכי חשוב שהם למדו מכל התהליך, כנראה שתקבלו 5 תשובות שונות אם לא יותר.
מעבר משרד שונה מכל מה שהכרתם וככל שהוא גדול יותר, כך המורכבות שלו עולה.
החדשות הטובות הן שכל אחד יכול לעבור משרד באופן יותר יעיל, מהיר, בטוח וחסכוני. לפניכם טיפים ועצות שנכתבו על ידי צוות האתר.
לפני שמתחילים חשוב לציין שמעבר משרד יכול להיות תהליך מורכב אך מאחר שלא כל המשרדים זהים, ישנו שוני בין מעבר אחד לאחר ולעתים קרובות במשרדים קטנים מדובר בתהליך שדומה במובנים רבים למעבר דירה רגיל עליו פרטנו בהרחבה.
לעומת זאת, העברת משרדים בינוניים או גדולים זאת כבר אופרה אחרת לחלוטין שצריך להתכונן אליה בשלב מוקדם – לפחות מספר חודשים לפני התהליך המיוחל ובמקרים מסוימים אף מוקדם יותר.
מאחר שלא כל המשרדים זהים ולכל עסק יש מאפיינים ייחודיים משלו, חשוב לשמור על ראש פתוח ולתכנן את המעבר בהתאם לצורך האישי/עסקי שעומדים על הפרק תוך התחשבות בטיפים וההסברים שלפניכם.
מחפשים חברה מומלצת להובלת משרד? באתר ASK משווים מחירי הובלת משרדים לתאריך המבוקש וחוסכים כסף וזמן.
משווים מחירים וחוסכים בהובלה!
השוו מחירי הובלה בחינם ובלי סיכון וחסכו עד 40% במחיר
מעבר משרד מתחיל בתכנון המקום החדש
השלב הראשוני בכל מעבר משרד הוא למצוא מקום חלופי. יש לכם כבר משרד חלופי שמוכן (או קרוב לזה) למעבר? אתם יכולים להמשיך לסעיף הבא.
לעומת זאת, אם אין לכם עדיין משרד חלופי חשוב להתחיל בחיפוש שטח מתאים תוך התייחסות לנקודות הבאות:
- תכנון שטח המשרד הדרוש – יש להתייחס לצמיחה צפויה ולהתאמה לכוח האדם הצפוי.
- איתור הנכס במיקום הגאוגרפי הרצוי.
- הכנת פרוגרמות (תכנון המשרד לרבות החלוקה שלו, תכנון קווי החשמל, התקשורת וכו’).
נצלו את ההזדמנות הנדירה לעשות סדר
מעבר משרד נשמע אולי כמו תיק שנפל עליכם מהשמיים אך בפועל אפשר וכדאי לנצל את ההזדמנות כדי לעשות סדר, לשדרג את סביבת העבודה ולחסוך בהוצאות.
בהקשר זה ניתן למנות צעדים שקשורים בעיצוב סביבת עבודה חדשנית שבתכנון נכון, תאפשר לכם להוציא הרבה יותר מאותו שטח קיים ולעתים אפילו לשפר את התפוקה של אותו צוות.
מעבר לתכנון השטח, מעבר משרד מהווה הזדמנות טובה לבחינת האמצעים שעומדים לרשותכם ולשדרגם במקרה הצורך.
זה יכול להיות משהו פשוט כמו מרכזיה ולהגיע עד לשדרוג רשת המחשבים הישנה (אנו סבורים ששדרוג או לפחות בחינת מערכות המחשוב בזמן מעבר משרד הוא צעד הכרחי שחשוב לשקול).
זה גם הזמן לבחון את טיב ואיכות המיכון והריהוט המשרדי ולשדרגם במקרה הצורך.
תוסיפו לנקודות הללו את האפשרות לעשות סדר בהוצאות קיימות של נותני שירותים שונים כמו טלפון ואינטרנט כפי שנפרט בהמשך.
באופן כללי, מעבר משרד מהווה נקודה מעולה לעצור הכל ולבדוק מה אתם מקבלים מנותן השירות, האם יש חלופות טובות יותר והאם אפשר להוזיל את העלויות.
במרבית המקרים נבירה בהוצאות השוטפות עשויה לגלות לכם שדברים השתנו במשך הזמן ושאתם משלמים הרבה על שירותים שונים ומקבלים פחות ממה שאתם יכולים.
בחירת חברת הובלה
לבחירת חברת הובלה מומלצת יש משמעות מכרעת על מעבר המשרד.
בחירה בחברה לא מקצועית או גרועה מזה – לא אמינה, עשויה לגרום לכם לשלם הרבה מאוד כסף בהמשך ושלא לדבר על כאבי הראש וההשלכות שיתלוו לתהליך.
בחירת חברה מומלצת להובלת משרד לא צריכה להיות מסובכת אך כדי לבצע את ההחלטה הנכונה, יש צורך לקחת כמה דברים בחשבון ולהתייחס אליהם ברצינות המתבקשת. האתר ASK5 מסייע בהשוואת שירותי הובלה מכל הסוגים ובאמצעות מילוי הפרטים או התקשרות למוקד השירות שלנו, תוכלו להשוות בתוך דקות עד 5 הצעות מחיר מותאמות לצורך שלכם באופן אישי.
סמנו את התאריך הרצוי למעבר
לפני שמתחילים לחפש חברת הובלה מתאימה, חשוב לבחור בתאריך הרצוי למעבר. בחירת התאריך המתאים היא סובייקטיבית וצריכה להתאים לכם באופן הטוב ביותר.
- העסק שלכם עונתי? לא הינו ממליצים לכם לעבור בשיא העונה אלא דווקא בתקופה הרגועה.
- סוף שנה חשבונאית גם הוא אינו זמן מומלץ במקרים רבים.
- אם אתם נוהגים לעבוד אל מול סניפים או חברות מעבר לים, חשוב להתחשב בשעות האופטימליות שיפחיתו את הפגיעה בשגרה.
- אם המשרד ממוקם בעיר סואנת, נסו לסמן תאריך ושעה שאינם מושפעים מעומסי התנועה.
ההמלצה הכללית היא לעבור משרד בסוף השבוע ואפילו להזמין הובלות בשבת, בשעות הערב או הלילה. באופן הזה תוכלו להפחית את ההשלכות ואף להסתייע בעובדים, רגע לפני שהם יוצאים לחופשת סוף השבוע.
התחילו בשלב מוקדם
כדי למצוא חברת הובלה איכותית בדיוק בתאריך הרצוי, עליכם להתחיל ולחפש אותה כבר בשלב מוקדם.
מה זה מוקדם? תלוי במשרד. בגדול אפשר לומר שלפחות שלושה חודשים בממוצע אך חשוב לזכור שככל שהמשרד גדול יותר, כך יכול להיות שתצטרכו להיערך למעבר בשלב מוקדם עוד יותר.
זכרו עדיף להתחיל בהיערכות בשלב מוקדם מדי מאשר בשלב מאוחר שעשוי לגרום ללחץ מיותר ובמקרים חמורים יותר, תשלום גבוה או התפשרות על חברת ההובלה היחידה שהיתה פנויה בתאריך המעבר.
חברה שמתמחה בהובלת משרדים
ישנן הרבה חברות הובלה אך לא כולן מתאימות להעברת משרד.
יתירה מכך, ישנם הרבה סוגי משרדים ובעוד שישנן חברות שיהיו מעולות להובלת משרדים קטנים, הן יכולות להתקשות במשרדים גדולים ולכן חשוב לבחור רק במי שערוך למשימה מבחינת הידע, האמצעים, כוח אדם וכבר ביצע בעבר הובלות משרדים בסדר גודל דומה.
השוואת חברות מומלצות
מחיר של הובלה יכול להשתנות בעשרות אחוזים ולנוע בטווח רחב שמושפע מעונתיות, מיקום המשרד וחברת ההובלה.
מומלץ לצפות במחירון הובלה כדי לקבל מושג על המחירים המקובלים ובכל אופן השוואת מחירים היא הדרך המומלצת לפי דעתנו לקבל את התמורה הטובה ביותר לכספכם.
באתר ASK5 אתם יכולים להשוות הצעות אמיתיות של חברות מומלצות להובלת משרד שפנויות בתאריך הרצוי ומעוניינות להתחרות עם חברות אחרות ולהוריד את המחיר כדי להציע לכם את סל המוצרים הכי טוב.
השימוש במערכת השוואת מחירי ההובלה אינו כרוך בתשלום או התחייבות כלשהי ויכול לעזור לכם למצוא חברה מומלצת להעברת משרד במחיר משתלם או לפחות לספק לגם תמונת מצב על מה שמצפה לכם מבחינת העלויות.
בנקודה זאת חשוב לציין שמחירים יקרים אינם ערובה לאיכות ומקצועיות כמו שמחיר זול מדי עשוי וצריך לעורר חשד.
ההמלצה שלנו היא להשוות את מפרטי ההצעות ולהשתמש באמצעי זהירות שמופיעים בסעיפים הבאים ושיעזרו לכם להסתכל על מה שצריך ולא להיות מסונוורים מהבטחות ודיבור משכנע.
התמקדו בחברות מקומיות
ישנם מגוון תרחישים שבהם חברות מקומיות יכולות לתת שירות טוב יותר במחיר יותר זול.
הסיבה לכך נעוצה בעובדה ששירותי הובלה מתומחרים בין היתר גם לפי מרחקי הנסיעה והזמן שדרוש להגיע אליכם.
לחברת הובלה מקומית יהיה קל ופשוט לנסוע אליכם ואם תוסיפו לכך את היכולת להגיע מעת לעת כדי ללוות אתכם בתהליך או כדי להביא לכם אביזרים שונים כמו חומרי אריזה, אתם עשויים לגלות מהר מאוד שלחברת הובלה מקומית יש יתרונות רבים.
באתר ASK5 פועלות עשרות חברות הובלה בכל עיר בפריסה ארצית.
בדקו ביטוח הובלה
ביטוח הובלה מגן עליכם מפני נזק שעשוי להיגרם במהלך ההובלה.
לפי דעתנו, הימצאות של ביטוח מעיד גם על רצינות ומקצועיות החברה שמוכנה לשלם עבור פרמיית הביטוח כדי לכסות אתכם מפני כל נזק באופן מסודר.
חשוב לציין שביטוח הובלה שונה מביטוח רכב. מדובר בפוליסה מיוחדת עליה כתבנו בהרחבה במדריך שמסביר על ביטוח הובלות ואיך לבדוק אם הוא באמת קיים. כדאי לקרוא את המדריך כדי למנוע מקרים שבהם מובילים ינסו לשכנע אתכם שביטוח הרכב שלהם מספק כיסוי הולם.
חתימה על חוזה
מצאתם חברה מומלצת להובלת המשרד? מעולה. עכשיו צריך לחתום יחד על חוזה הובלת משרדים שמתייחס לכל הפרטים שהוסכמו.
דוגמה לדברים שצריך להתייחס אליהם: התאריך, שעת ההובלה, הכתובות, מה המחיר כולל, מה צריך להעביר, האם צריך להוביל עם מנוף או שירות נוסף אחר, האם ההצעה כוללת פירוק והרכבה של רהיטים על ידי נגר, האם יש התייחסות לטיפול בציוד ההיקפי ומה המחיר עבור תוספת של קרטונים שאינם כלולים בהצעת המחיר.
כמובן שחשוב להתייחס לשיפוי כספי במקרה שצד אחד לא עומד בהסכם, במקרה של נזק ואל כל פרט נוסף שנראה לכם חשוב
מי אורז את המשרד ופורק אותו?
ישנן שתי דרכים לארוז לקראת הובלה ולפרוק את התכולה במשרד החדש.
הדרך הראשונה היא על ידי העובדים. מדובר בשיטה מועדפת מפני שכך אתם יכולים להבטיח שמידע חשוב לא ילך לאיבוד ושאף גורם לא ייחשף אליו.
יחד עם זאת חשוב להדגיש שישנן חברות אריזה ברמה מאוד גבוהה שיסייעו לכם ולקצר את הזמנים באופן משמעותי.
מה עדיף? תלוי בכם. ההמלצה שלנו היא לנסות ולשלב בין שני השירותים כך שהדברים החשובים יארזו על ידכם או מי מטעמכם והדברים הכלליים על ידי חברת ההובלה או האריזה.
אם אתם עוברים למשרד קטן יותר ומחפשים מקום לאחסן מסמכים או כל ציוד אחר, תוכלו להשוות הצעות מחיר של שירותי אחסנה לכל תקופה שתצטרכו ובכל מיקום בארץ.
העברת קווי התקשורת
העברת קווי התקשורת צריכה להיעשות עוד לפני ההובלה כך שברגע שתפרקו את התכולה במשרד החדש תוכלו להתחיל ולעבוד כמעט באופן מיידי.
אנו ממליצים לבצע בדיקה מקיפה עוד לפני ההובלה ולוודא שהכל עובד באופן המצופה.
בדיקת הציוד החדש
רכשתם ציוד חדש? בדקו שהכל מורכב ומוכן מבעוד מועד. מעבירים את הציוד הישן עמכם? וודאו שיש לכם פתרון מקצועי שלא יגזול זמן יקר.
לדוגמה, פירוק ריהוט משרדי צריך להיות מבוצע על ידי אדם מיומן ולא על ידי מוביל חסר ידע. בנוסף, כל תהליך הפירוק וההרכבה חייב להיעשות באופן מקביל להובלה עצמה כדי לחסוך בזמן.
פינוי המשרדים הישנים ועדכון כתובת
פינוי המשרדים הישנים צריך להיעשות באופן מסודר תוך השארת הסביבה נקייה וכפי שנדרש בחוזה.
כמו כן חשוב לסגור את כל החשבונות ולעדכן נותני שירות וגופים רלוונטיים בשינוי כתובתכם.
היעזרו בשירותי עקוב אחרי של דואר ישראל שיבטיח שהדואר שנשלח לכתובת הישנה ימשיך להגיע למשרד החדש ולבסוף אל תשכחו לעדכן את החשבונות של חברת החשמל, העירייה, ארנונה, מים וכל שירות אחר שלא סקרנו כאן.
מנעולים ומערכות אבטחה
עברתם למשרד חדש? כדאי לשקול בחיוב את החלפת המנעולים ולעדכן את הקוד של מערכת האבטחה אם ניתן.
במשרד יש הרבה מאוד חומרים שלא הייתם רוצים שיפלו לידיים זרות. בנוסף, זה הזמן לעדכן את ביטוח העסק.
אז מה העצה כי טובה למי שעובר משרד?
כל העצות שסקרנו חשובות אך אם ננסה להצביע על הבסיס למעבר מוצלח, היינו בוחרים בניהול שלו.
התחלה בשלב מוקדם, מינוי אחראיים, חלוקת סמכויות ככל שנדרש, בחירת חברת הובלה הגונה ומקצועית וניהול קפדני של כל השלבים לאורך התהליך יבטיחו שתעברו משרד בדרך מוצלחת, יעילה וחסכונית.
השתתפו בכתיבה:
יעקב המבצע הובלות בתל אביב.
ציון מוביל בפתח תקווה.
